Boekhouding & administratie
Bewaarplicht: hoelang moet je je administratie bewaren?
Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026 · Leestijd: 6 minuten
Mappen vol papier, een la met bonnen en ergens een externe schijf met scans. Vroeg of laat komt de vraag: mag dit weg? De bewaarplicht is een van de weinige administratieve regels waar je jarenlang niets van merkt — tot er een controle komt. In deze blog lees je wat je moet bewaren, hoe lang, en wat er wel en niet digitaal mag.
De hoofdregel: zeven jaar
Als ondernemer ben je verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Die termijn geldt voor alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing. De teller begint niet op de factuurdatum, maar na afloop van het boekjaar waarin het stuk hoort.
Praktisch betekent dat: de administratie over 2026 moet je bewaren tot en met 2033. Ruim je op 1 januari 2027 je hele 2026-map op, dan ben je te vroeg — met zes jaar.
Tien jaar geldt voor gegevens over onroerende zaken, vanwege de herzieningstermijn voor de btw. Heb je een bedrijfspand gekocht, verbouwd of verkocht, houd die stukken dan langer vast.
Wat valt eronder?
De bewaarplicht gaat verder dan facturen alleen. Dit is de kern van wat je bewaart:
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Basisadministratie | Grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie |
| Facturen | Verkoopfacturen, inkoopfacturen en creditnota's |
| Bank | Afschriften en mutatiebestanden |
| Contracten | Huur, lease, financiering en klantovereenkomsten |
| Personeel | Loonadministratie, contracten en kopie identiteitsbewijs |
| Voorraad | Voorraadadministratie en inventarisatielijsten |
| Aangiftes | Btw-aangiftes, aangiftes inkomsten- of vennootschapsbelasting |
Ook stukken die je gebruikt om tot een bedrag te komen — kilometeradministratie, urenregistratie, berekeningen bij een aftrekpost — horen erbij. Juist die worden bij een controle opgevraagd en juist die zijn het vaakst weg.
Mag alles digitaal?
Ja, digitaal bewaren is toegestaan. Papieren facturen scannen en het origineel weggooien mag, mits de scan aan een aantal voorwaarden voldoet. De kern: de gegevens moeten authentiek, compleet en leesbaar blijven, en dat gedurende de volledige bewaartermijn.
- Volledig — alle kenmerken van het origineel blijven zichtbaar, ook stempels of aantekeningen.
- Onveranderd — je moet kunnen aantonen dat er niets is aangepast na het scannen.
- Leesbaar — ook over zeven jaar nog te openen; let op verouderende bestandsformaten.
- Toegankelijk — binnen redelijke tijd vindbaar en beschikbaar te stellen bij een controle.
- Geback-upt — één externe schijf die crasht is geen archief.
Let op bij cloudopslag: stop je met een boekhoudpakket, dan verlies je vaak de toegang tot je oude gegevens. Exporteer bij een overstap altijd een volledige kopie van je administratie in een leesbaar formaat — de bewaarplicht blijft bij jou liggen, niet bij je softwareleverancier.
Een praktisch opruimschema
Een vaste jaarlijkse ronde voorkomt dat je archief eindeloos groeit of dat je per ongeluk te vroeg opruimt. Wat wij aanraden:
- Ruim één keer per jaar op, bij voorkeur na de jaarafsluiting.
- Verwijder alleen het jaar dat volledig buiten de zevenjaarstermijn valt.
- Zet stukken over onroerend goed apart, met een eigen termijn van tien jaar.
- Controleer of oude bestanden nog te openen zijn en zet ze zo nodig om.
- Leg vast waar wat staat, zodat een ander het ook kan vinden.
Wat als je iets niet meer hebt?
Ontbreken er stukken bij een controle, dan kan de Belastingdienst je administratie verwerpen. In het uiterste geval betekent dat een schatting van je omzet en winst, en dan is het aan jou om aan te tonen dat die schatting te hoog is. Dat is een lastige positie.
Mis je iets, wacht dan niet af: vraag een kopie op bij je leverancier, je bank of je klant. Hoe verser het verzoek, hoe groter de kans dat het lukt. En leg vast wat je hebt gedaan om het te achterhalen — dat helpt als je later moet uitleggen waarom een stuk ontbreekt.
Weten of jouw archief klopt?
We kijken mee welke stukken je moet bewaren, wat digitaal mag en wat je gerust kunt opruimen. Zo weet je zeker dat je bij een controle niets tekortkomt.
Plan een gratis kennismakingVeelgestelde vragen
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
De algemene bewaarplicht is zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin de gegevens horen. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van tien jaar.
Mag ik papieren bonnen weggooien na het scannen?
Dat mag, mits de scan volledig, onveranderd en leesbaar is en gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar blijft. Zorg voor een deugdelijke back-up en een vindbare structuur.
Geldt de bewaarplicht ook als ik stop met mijn onderneming?
Ja. De bewaarplicht loopt door na beëindiging van je onderneming. Ook na uitschrijving bij de KvK moet je de administratie de resterende jaren beschikbaar houden.
Wat gebeurt er als ik stukken niet kan overleggen?
De Belastingdienst kan je administratie dan verwerpen en je omzet en winst schatten. De bewijslast dat die schatting onjuist is, komt vervolgens bij jou te liggen.
Moet ik e-mails met klanten ook bewaren?
Correspondentie die van belang is voor de belastingheffing hoort bij je administratie. Denk aan afspraken over prijzen, opdrachtbevestigingen of afwijkende voorwaarden. Puur informele mail hoeft niet.
