Facturen & btw
Factuureisen in Nederland: wanneer is een factuur geldig en aftrekbaar?
Laatst bijgewerkt: 20 augustus 2026 · Leestijd: 7 minuten
Een factuur is meer dan een verzoek tot betaling: het is een officieel document met wettelijke eisen. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan de Belastingdienst de btw-aftrek weigeren — bij jou of bij je klant. In deze blog lees je aan welke factuureisen je in Nederland moet voldoen, wanneer de btw op een inkoopfactuur aftrekbaar is en welke fouten je beter kunt voorkomen.
Waarom factuureisen ertoe doen
De factuureisen komen uit de btw-wetgeving. Ze zorgen ervoor dat de Belastingdienst kan controleren of de btw juist is berekend en afgedragen. Voor jou als ondernemer zijn ze om twee redenen belangrijk: je verkoopfacturen moeten kloppen zodat jóuw klanten de btw kunnen verrekenen, en je inkoopfacturen moeten kloppen zodat jíj de btw kunt terugvragen. Een onvolledige factuur kan bij een controle tot een naheffing leiden.
De verplichte factuurgegevens
Voor een gewone (niet-vereenvoudigde) factuur gelden in Nederland de volgende verplichte gegevens:
| Gegeven | Toelichting |
|---|---|
| Volledige naam & adres | Van jou als leverancier én van je afnemer. |
| Btw-identificatienummer | Je eigen btw-id; bij verlegde btw ook dat van je afnemer. |
| KVK-nummer | Je inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel. |
| Factuurnummer | Een uniek, opeenvolgend nummer. |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur uitreikt. |
| Datum levering | Wanneer de goederen of diensten zijn geleverd. |
| Omschrijving | Aard en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten. |
| Bedrag exclusief btw | Per btw-tarief apart vermeld. |
| Btw-tarief en -bedrag | Het toegepaste tarief (21%, 9% of 0%) en het btw-bedrag. |
Voor kleine bedragen (in de meeste gevallen tot en met 100 euro inclusief btw) mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken met minder gegevens. Reken hier niet zomaar op bij grotere bedragen — daar gelden de volledige eisen.
Wanneer is de btw op een inkoopfactuur aftrekbaar?
Je mag de btw op een inkoopfactuur in de meeste gevallen verrekenen als aan deze voorwaarden is voldaan:
- De factuur voldoet aan de wettelijke factuureisen hierboven.
- Je gebruikt de goederen of diensten zakelijk, voor btw-belaste activiteiten.
- De kosten zijn daadwerkelijk gemaakt en je hebt de factuur op naam van je onderneming.
Let op het verschil tussen btw-aftrek en aftrek voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting: dat zijn twee losse zaken. Sommige kosten zijn wél zakelijk aftrekbaar voor de winst, maar de btw is beperkt of niet verrekenbaar — denk aan eten en drinken in de horeca. Bij gemengd gebruik (zakelijk én privé) mag je vaak alleen het zakelijke deel verrekenen.
Let op: ontbreekt er een verplicht gegeven op een inkoopfactuur, vraag dan een correcte factuur op bij je leverancier vóórdat je de btw verrekent. Achteraf herstellen kan, maar kost onnodig tijd bij een controle.
Bijzondere situaties
Btw verlegd
Bij verlegde btw (bijvoorbeeld in de bouw of bij bepaalde buitenlandse leveringen) staat er geen btw-bedrag op de factuur, maar de vermelding "btw verlegd". De afnemer geeft de btw dan zelf aan.
Leveringen binnen en buiten de EU
Voor grensoverschrijdende leveringen gelden aparte regels en vaak het 0%-tarief, mits je de juiste gegevens (zoals het btw-id van je afnemer) vermeldt. Laat dit bij twijfel controleren.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Doe je mee aan de KOR, dan breng je geen btw in rekening en vermeld je dat op je factuur. Je mag dan ook geen btw op inkoop verrekenen.
Checklist: klopt je factuur?
- Staan alle bedrijfsgegevens erop — naam, adres, btw-id en KVK-nummer?
- Is er een uniek factuurnummer en een factuur- én leverdatum?
- Is de omschrijving duidelijk — wat is er geleverd en hoeveel?
- Klopt de btw — juist tarief, bedrag exclusief btw en btw-bedrag apart?
- Staat de factuur op naam van de onderneming bij een inkoopfactuur?
- Bewaar je de factuur minimaal zeven jaar in je administratie?
Veelgemaakte fouten
1. Btw-nummer of KVK-nummer vergeten
Een klassieker. Zonder deze gegevens is de factuur formeel onvolledig en kan de btw-aftrek in gevaar komen.
2. Factuurnummers niet opeenvolgend
Gaten of dubbele nummers vallen op bij een controle. Gebruik één doorlopende, unieke reeks.
3. Bon verwarren met factuur
Een kassabon zonder je bedrijfsgegevens is bij grotere bedragen geen geldige factuur. Vraag om een factuur op naam.
4. Btw verrekenen bij privégebruik
Bij gemengd gebruik mag je vaak alleen het zakelijke deel verrekenen. Houd zakelijk en privé gescheiden.
Zeker weten dat je facturen kloppen?
Selvi Administratie controleert je facturen en administratie, zodat je btw netjes verrekenbaar is en je bij een controle niets hoeft uit te leggen.
Plan een gratis kennismakingVeelgestelde vragen
Moet ik altijd een btw-nummer op mijn factuur zetten?
Ja, op een gewone factuur is je btw-identificatienummer verplicht. Alleen bij een vereenvoudigde factuur voor kleine bedragen gelden minder eisen. Doe je mee aan de KOR, dan vermeld je dat je geen btw in rekening brengt.
Is een kassabon een geldige factuur?
Voor kleine bedragen kan een bon volstaan als vereenvoudigde factuur. Bij grotere bedragen heb je een volledige factuur op naam van je onderneming nodig om de btw te kunnen verrekenen.
Wat als een leverancier een onvolledige factuur stuurt?
Vraag dan een correcte factuur op vóórdat je de btw verrekent. Verwerk je een onvolledige factuur, dan loop je het risico dat de btw-aftrek bij een controle wordt geweigerd.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
De algemene bewaarplicht is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van tien jaar. Bewaar facturen bij voorkeur digitaal en goed geordend.
Mag ik btw op eten en drinken verrekenen?
De btw op eten en drinken in de horeca is in de meeste gevallen niet verrekenbaar, ook al kan de kostenpost zakelijk zijn. De exacte behandeling hangt af van de situatie; laat dit bij twijfel individueel beoordelen.
Dit artikel is met zorg samengesteld en bedoeld als algemene informatie. Voor advies over jouw specifieke situatie kun je altijd contact met ons opnemen.
